Średnie i duże przedsiębiorstwa zastanawiające się nad implementacją systemu elektronicznego obiegu dokumentów biorą najczęściej pod uwagę jego możliwości w zakresie automatyzacji i optymalizacji procesów biznesowych. Warto jednak być świadomym tego, że EOD wpływa korzystnie również na wygodę pracowników. Zastąpienie papierowego obiegu dokumentów obiegiem elektronicznym może być więc między innymi częścią strategii employer brandingu organizacji.
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli w skrócie EOD, to sposób zarządzania dokumentacją, dzięki któremu możliwe jest przetwarzanie wniosków, umów czy faktur w wersji cyfrowej. Pozwala on więc na automatyzację licznych procesów i usprawnienie funkcjonowania średnich i dużych przedsiębiorstw. Dzięki EOD firmy mogą ograniczyć funkcjonowanie przestarzałego i mało wydajnego papierowego obiegu dokumentów lub nawet całkowicie z niego zrezygnować.
Na co w praktyce pozwala jednak elektroniczny obieg dokumentów? Organizacje, które zdecydują się na jego wdrożenie będą mogły między innymi:
- tworzyć,
- wysyłać,
- podpisywać,
- archiwizować
wszystkie dokumenty w wersji cyfrowej. Dodatkowo możliwe będzie także zautomatyzowanie procesów związanych ze składaniem i akceptowaniem wniosków urlopowych, rozliczaniem delegacji czy też ewidencjonowaniem czasu pracy. To tylko niektóre z możliwości zapewnianych przez elektroniczny obieg dokumentów. Firmy mogą bowiem wykorzystywać EOD również do usprawniania innych procesów.
Jak EOD wpływa na optymalizację procesów firmowych
Ogromne możliwości zapewniane przez elektroniczny obieg dokumentów sprawiają, że na wdrożenie tego rozwiązania decyduje się coraz więcej średnich i dużych przedsiębiorstw. Ich główną motywacją jest zwykle chęć zoptymalizowania najważniejszych procesów firmowych. Innowacyjne oprogramowanie, takie jak system LOGITO, pozwala bowiem na automatyzację wielu czynności, które musiały być wcześniej wykonywane przez pracowników.
Automatyzacja kluczowych procesów dzięki systemowi do elektronicznego obiegu dokumentów jest ogromną korzyścią dla niemal każdej organizacji. Pozwala ona na osiągnięcie realnych, wymiernych zysków oraz na zyskanie przewagi konkurencyjnej. To wszystko przekłada się na umocnienie pozycji firmy na rynku i daje jej szansę na jeszcze łatwiejszy rozwój.
Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści dla pracowników
Automatyzacja procesów, zwiększanie zysków organizacji i umacnianie jej pozycji na rynku to niewątpliwie ogromne korzyści, na których powinno zależeć każdemu przedsiębiorcy. Nie można jednak zapominać również o tym, że elektroniczny obieg dokumentów to nie tylko ułatwienia dla samej firmy, ale także dla każdego zatrudnionego w niej pracownika. Niektóre z benefitów wynikających z implementacji nowoczesnego systemu odczuje niemal każdy podczas wykonywania swoich codziennych obowiązków.
Employer branding, na który składa się między innymi wygoda i zadowolenie pracowników, powinien stanowić ważny element każdej strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wspomoże zatrudnione osoby w wykonywaniu ich obowiązków i pozytywnie wpłynie na ich postrzeganie firmy. Jakie jednak odczuwalne dla każdego pracownika korzyści przyniesie implementacja systemu EOD?
Łatwiejszy dostęp do dokumentów dzięki EOD
Szybki i bezproblemowy dostęp do dokumentów jest obecnie niezbędny do efektywnego wykonywania zadań przez pracowników zatrudnionych w średnich i dużych przedsiębiorstwach. Wciąż obecny w wielu firmach sposób organizacji oparty o papierowy obieg faktur, wniosków i umów często nie pozwala jednak na uzyskanie zadowalającej produktywności. Konieczność żmudnego przeszukiwania teczek i segregatorów nie tylko sprawia, że każdy proces trwa dużo dłużej, ale także może demotywować pracowników, którzy mogliby przeznaczyć czas pracy na wykonywanie innych zadań, które wymagają ich kompetencji.
Dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania, którego częścią będzie system do zarządzania umowami, korespondencją czy fakturami, wszystkie najważniejsze dokumenty będą dostępne w jednym miejscu. Możliwość łatwego filtrowania i wyszukiwania pozwoli natomiast pracownikom na znalezienie właściwego dokumentu w kilka sekund.
Wyrównanie szans pracowników zdalnych i stacjonarnych
Wiele nowoczesnych średnich i dużych przedsiębiorstw zapewnia swoim pracownikom możliwość wyboru zdalnego lub hybrydowego trybu pracy. Problemem jest jednak często to, że przebywające na home office osoby nie mają takiego samego dostępu do zasobów firmowych, jak pracownicy obecni w biurze. Nie posiadają oni bowiem zarówno wglądu do umów czy faktur, które nie zostały zdigitalizowane, jak i do firmowej bazy wiedzy oraz wzorów pism i wniosków. Pracownicy zdalni muszą więc przyjeżdżać do biura, by wykonać zadania, które z powodzeniem mogliby zrealizować w domu, gdyby organizacja wdrożyła wcześniej system elektronicznego obiegu dokumentacji.
Implementacja nowoczesnego oprogramowania może więc pomóc wyrównać szansę pracowników zdalnych i stacjonarnych. Nie tylko korzystnie wpłynie to na efektywność osób pracujących na home office, ale także zwiększy ich zadowolenie z pracy i pomoże w budowie wizerunku firmy. Przedsiębiorstwo zapewniające innowacyjne rozwiązanie w obszarze pracy zdalnej będzie postrzegane jako bardziej nowoczesne.
Ograniczenie widoczności zbędnych dokumentów
Ogromną korzyścią dla zatrudnionych w firmie osób zapewnianą przez odpowiedni system EOD jest także możliwość ograniczenia widoczności zbędnych dokumentów. Częstym problemem w organizacjach działających w oparciu o obieg papierowy jest bowiem to, że pracownicy chcący znaleźć konkretny wniosek, umowę czy fakturę muszą przerzucać sterty kartek, które nie są związane z wykonywanymi przez nich obowiązkami.
W przypadku elektronicznego obiegu dokumentów problem ten może zostać w bardzo prosty sposób rozwiązany. Profesjonalne i nowoczesne oprogramowanie zapewni możliwość korzystania z łatwego w obsłudze systemu ról i uprawnień, dzięki któremu każdy pracownik będzie miał dostęp jedynie do dokumentów, które faktycznie są mu potrzebne. Rozwiązanie to podniesie dodatkowo poziom bezpieczeństwa danych firmowych, co również jest niezwykle istotne dla współczesnych przedsiębiorstw.
Łatwiejsze załatwianie spraw pracowniczych
System elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązanie, które usprawnia nie tylko procesy kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, ale także zwyczajne sprawy pracownicze, na które zużywany jest czas zespołu kadr, jak i innych zatrudnionych osób. Czynności takie, jak:
- drukowanie,
- podpisywanie,
- wysyłanie,
- archiwizowanie
papierowych wniosków urlopowych, kart ewidencji pracy czy wniosków o delegacje generują również często niepotrzebne koszty. Korzyści z cyfryzacji tego aspektu działania firmy będą więc widoczne nie tylko dla pracowników, ale i dla całej organizacji.
Dodatkowym udogodnieniem dla pracowników jest także możliwość łatwego dostępu do wszystkich dotyczących ich informacji. Nowoczesny system do obiegu dokumentów, taki jak LOGITO, pozwala bowiem zatrudnionym osobom w prosty sposób sprawdzić między innymi paski płacowe czy wymiar przysługującego im urlopu wypoczynkowego.
Redukowanie ryzyka błędu
Wprowadzenie błędnych danych na dokumencie może nie tylko spowodować konieczność ponownego wykonywania pracy, ale także przyczynić się do utraty wiarygodności przedsiębiorstwa w oczach klienta lub nawet do powstania konsekwencji prawnych. Warto jednak zdać sobie sprawę z tego, że świadomość występowania ryzyka pomyłki negatywnie wpływa też na samych pracowników. Często wielokrotnie weryfikują oni poprawność wprowadzonych danych, co nie tylko jest czasochłonne, ale wiąże się również z niepotrzebnym stresem.
Dzięki nowoczesnemu systemowi elektronicznego obiegu dokumentów wprowadzanie danych będzie znacznie łatwiejsze. Wykorzystywane współcześnie innowacyjne technologie pozwalają na automatyczną weryfikację poprawności wielu informacji, co redukuje ryzyko błędu i korzystnie wpływa na zadowolenie pracowników.
Dlaczego wygoda pracowników jest tak ważna?
Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów pozwala nie tylko zoptymalizować liczne procesy biznesowe, ale także zwiększyć wygodę zatrudnionych osób. Dlaczego jednak firmy powinny przykładać tak dużą uwagę do zadowolenia pracowników? Ich opinia przekłada się bowiem na reputację pracodawcy, która jest jedną ze składowych employer brandingu przedsiębiorstwa. Każda współczesna średnia i duża firma powinna więc troszczyć się o to, by zatrudnione osoby były przekonane o tym, że pracują w nowoczesnej organizacji, która zarówno pozwala im na rozwój, jak i sama nieustannie się rozwija.
Dzięki dbaniu o komfort pracy zatrudnionych osób możliwe będzie między innymi zmniejszenie wskaźnika rotacji pracowników. Pozwoli to zredukować koszty wynikające z procesów rekrutacyjnych. Dodatkowo zadbanie o employer branding pozytywnie wpłynie na zainteresowanie potencjalnych kandydatów, dzięki czemu znalezienie wykwalifikowanego pracownika będzie znacznie łatwiejsze.
Jak wdrożyć system EOD by zmaksymalizować korzyści dla pracowników?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów niewątpliwie pomoże firmie osiągnąć wiele korzyści biznesowych. Maksymalizacja związanych z tym zysków wymaga jednak precyzyjnego i dobrze przemyślanego planu implementacji nowego systemu. Cały proces warto więc rozpocząć od szczegółowej analizy potrzeb i znalezienia obszarów, których cyfryzacja przyniesie najwięcej korzyści. Bardzo pomocna może okazać się tu pomoc citizen developerów, czyli specjalistów łączących wiedzę biznesową z kompetencjami związanymi z tworzeniem i wdrażaniem oprogramowania. Na wsparcie takich właśnie ekspertów mogą liczyć firmy, które zdecydują się na wybór systemu LOGITO.
Planując wdrożenie EOD, warto wziąć pod uwagę także kwestię konieczności przeszkolenia pracowników z używania nowego systemu. Wybranie czytelnego i prostego w obsłudze oprogramowania pozwoli skrócić ten proces i uniknąć sytuacji, w których zatrudnione osoby nie są w stanie w pełni odczuć korzyści zapewnianych przez to innowacyjne narzędzie.
